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会社のメール転送のリスクへの対処

お正月、ゴールデンウィークなど長期間の休みになると、会社のメールアドレスへのメールが気になるところです。そんな時のために会社のメールを自宅などへ転送している方もおられるでしょう。

でも、ちょっと待ってください。それは、勝手に会社の情報を外部へ漏らしてることになります。転送の場合、会社のアカウント(アドレス)が設定されるサーバーから、一旦個人の契約したアカウントのあるサーバーに蓄積されるので、会社がコントロールできない場所に情報を置いていることになるのです。

また、自宅のPCのメールソフトで取るにあたっても、家族の方も見ることのできる環境である場合、故意であるなしに関わらず、転送などで漏らしてしまう可能性も否定できません。

また、漏洩リスクだけではなく、レアなケースですが、こういうこともあります。Aさんは単身赴任で単身先では個人のメールアドレスに会社のメールを転送して仕事をしていました。本社に会議で出張する際にも、Aさん個人宛のメールをチェックしたいと思い、個人のメールアドレスを会社へ転送する設定にしました。こうすることで、一度どちらかのメールアドレスに届いたメールは、永遠にグルグルと転送され、会社のサーバーに異常な負荷がかかり大変なことになります。

では、どういう方法ならいいでしょう。一つの解決策として転送させずにウェブメールで確認するという方法があります。この場合、会社の管理下にあるサーバー内の自分のメール情報(専有部分)を覗くということなので、理屈としては改善されます。

ただ、結局インターネット上で情報のやりとりをするわけですから、リスクを完全に回避することは不可能です。手法の決定と合わせて、提供する会社側がどういったことは許可して、どういったことは許可しないのかを明確に従業員に告知共有しておくことや、外部から社内にアクセスする場合に届け出制にしておくなどのソフト面の整備を行っておく必要があります。
会社のメール転送のリスクへの対処