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退職社員のメールアドレスでトラブルやビジネスチャンスを逃してませんか?

辞めた社員のメールアドレスをそのままにしている経営者様はおられませんか。会社のパソコンを使わなくなってもユーザー名やパスワードがわかっていれば、退職後も会社宛のメールをチェック出来ます。会社の内部情報やお客様とのやり取りを会社を辞めた社員が見続けられるというのは大問題です。

それではと、退職してすぐにメールアドレスごと削除してしまえばどうなるのでしょう。今までそのアドレス宛に来ていたお客様からのメールが来なくなり、大切なビジネスチャンスを逃す可能性もあります。

会社で業務に使っていたメールアドレスは会社の所有物です。ですから、退職後のメールアドレスの扱いについては会社の業務の都合に任されていいわけです。ただ、ほとんどの場合、メールアドレスの@マークより前の部分は個人を特定できるものとなっているので、そのまま使い続けるのも問題がないわけではありません。実際、退職した社員から会社に対して元の自分のメールアドレスの削除の要望がされたという例もあります。

まず、社員が退職したら、メールアドレスのパスワードをすぐに変更する必要があります。また引き継ぐ担当者のメールアドレスに転送設定し、メールシステムに、自動転送機能があるならば、送り先のメールアドレスの担当が退職したこと、引継ぎのメールアドレスに転送されていることを送信者に伝えるというような対応をしておくべきです。
退職社員のメールアドレス