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メール文化の違いに思わぬ落とし穴が!

インターネットのコミュニケーションで一番基本的方法と言えるのは「メール」です。しかし、業界や企業によってずいぶん使い方に差があります。社内、社外を問わず非常にカジュアルなやり取りをチャットのようにする会社があると思えば、封書のように「拝啓◯◯様」のような文章をやり取りする会社もあります。

いただいた名刺に社長様も専務様も担当の方もinfo@XXX.co.jpのような全く同じメールアドレスになっているような場合は「拝啓◯◯様」のようなメール文化の企業様の可能性が高いです。会社規模はあっても、メールアドレスが会社に一つしかなかったり、事業所ごとに割り当てられたりしている会社の場合は要注意です。

このような会社とメールのやり取りをする時には、文章の形式を整えるということも大切ですが、それよりもっと気をつけなければならないことがあります。それは、メールで情報を送った場合、必ずしもこちらが想定しているメンバーだけがメール内容や添付資料を見ているわけではないということです。

先述の例でいうと社長様、専務様に限定して見ていただきたい経営に関する文書を、担当の方も見られる可能性があるということです。もし、その文書が人事や給与に関する内容や経営合理化の提案などであれば大変なことになります。

メールは非常に便利なものですが、必ずしも自分たちと同じ使い方をしていないことを念頭に入れて利用する必要があります。
メール文化の違いに思わぬ落とし穴が