最近「メールが届いてないよ」と言われることが増えた方へ

普段、業務でメールを使っていても、その仕組みまで意識する機会はあまりないと思います。

ところが最近、「送ったはずのメールが届いていない」と言われるケースが増えています。しかも、毎回ではなく、届くときと届かないときがあるため、原因が分かりにくいのが厄介なところです。

もちろん、迷惑メール判定や相手側のメールボックス容量など、原因はいくつもあります。ただ、近年とくに重要になっているのが、送信元を確認する「メール認証」です。

SPF・DKIM・DMARCとは

代表的なものが、SPF、DKIM、DMARCです。

たとえば会社の受付で、訪問者の所属先、身分証、受付ルールを順番に確認するようなものと考えると分かりやすいでしょう。

現在はGmailなど主要なメールサービスでも、こうした認証情報を重視するようになっています。

なぜ「届くとき」と「届かないとき」があるのか

メールの受信側は、すべて同じ基準で判定しているわけではありません。そのため、ある会社には届くのに、別の会社では迷惑メールに入る、あるいは受信を拒否される、といったことがあります。

つまり、「ほかの相手には届いているから問題ない」とは限りません。逆に、SPFやDKIM、DMARCが正常でも、送信元サーバーの評価やメール本文、添付ファイルなど、別の要因で届きにくくなることもあります。

まず確認したいこと

気になる場合は、自社のメールからGmailやMicrosoft系など、別のメールサービスへテストメールを送り、受信したメールのヘッダーを確認してみる方法があります。

ヘッダー内にある

という項目を見ると、

など、認証結果が確認できます。

「pass」であれば、そのメールについては認証に成功しています。「fail」がある場合は、設定を確認した方がよいでしょう。

社内にメール管理者がいる場合

システム担当者やメール管理者がいる場合は、「最近、送信メールが届かないケースがあります。自社ドメインのSPF、DKIM、DMARCが正しく設定されているか確認してください」と伝えれば十分です。

その際、

も分かる範囲で伝えると、調査しやすくなります。

自分でメールを管理している場合

専任の担当者がいない会社では、レンタルサーバーやプロバイダーの管理画面で確認することになります。

一般的には、

といった項目を確認します。

ただし、通常のメール以外に、Google Workspace、Microsoft 365、メール配信サービス、Webサイトの問い合わせフォームなどからもメールを送っている場合、それらも含めて設定する必要があります。

よく分からない場合は、契約しているサーバー会社やWebサイト管理会社に、「このドメインのSPF、DKIM、DMARCが現在のメール送信環境に合った設定になっているか確認したい」と相談するとよいでしょう。

「送信済み」でも、相手に届いたとは限りません

メールソフトの「送信済み」に入っていても、それは送信処理が行われたことを示しているだけです。その先で相手のメールサーバーが受け取ったか、迷惑メールと判断したかまでは分かりません。

最近、「メールが届いていない」と言われることが増えた場合は、相手側だけでなく、自社のメール認証設定も一度確認してみることをおすすめします。